Folge 200: KiLeiDo – Wie aus einem konkreten Problem eine KI-gestützte Lösung für kleine Kitas entstand

Digitalisierung beginnt nicht mit Technologie, sondern mit einem Problem

Folge 200 des agilophil Podcasts ist eine besondere Folge. Und deshalb geht es diesmal auch um ein besonderes Thema: um ein eigenes Projekt.

Gemeinsam mit Heidrun Schudak von Kinderleichter Arbeitsschutz und Kian Shahriyari von Symbolic Labs spreche ich über KiLeiDo – Kinderleichtes Dokumentenmanagement. Entstanden ist KiLeiDo aus einem sehr konkreten Problem, das vor allem kleinere Kindertagesstätten, Kinderläden und Elterninitiativen kennen: Wichtige Unterlagen existieren zwar, aber wenn sie gebraucht werden, sind sie plötzlich nicht auffindbar.

Dokumente liegen in Papierordnern, auf privaten Rechnern, in E-Mail-Postfächern oder auf unterschiedlichen Cloudspeichern. Gleichzeitig wechseln in kleinen, vereinsgetragenen Einrichtungen regelmäßig Vorstände und Verantwortliche. Wissen und Dokumente wechseln dabei nicht immer zuverlässig mit.

Genau an diesem Punkt setzt KiLeiDo an.

Wenn Verantwortung wechselt, darf Wissen nicht verloren gehen

Heidrun betreut Kindergärten unter anderem in den Bereichen Arbeitsschutz, Brandschutz, Hygiene und Kindersicherheit. Gerade beim Arbeitsschutz entstehen zahlreiche Dokumente, die Einrichtungen nicht nur erstellen, sondern bei Bedarf auch vorlegen müssen.

Dazu gehören beispielsweise Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Nachweise über Prüfungen elektrischer Anlagen oder Spielplatzgeräte sowie Protokolle von Begehungen.

Das eigentliche Problem ist dabei häufig gar nicht, dass diese Unterlagen nicht vorhanden wären. Sie sind nur nicht dort, wo die nächste verantwortliche Person sie erwartet.

Besonders deutlich wird das bei kleinen Einrichtungen, in denen Eltern zeitweise Vorstandsaufgaben übernehmen. Plötzlich trägt jemand Arbeitgeberverantwortung und muss sich mit Themen beschäftigen, die mit dem eigentlichen Alltag einer Kita nur wenig zu tun haben. Verlässt diese Person später den Vorstand, darf das organisatorische Wissen nicht mit ihr verschwinden.

KI soll Arbeit abnehmen – nicht neue Arbeit erzeugen

Die Idee hinter KiLeiDo war deshalb von Anfang an, Dokumentenmanagement möglichst einfach zu machen.

Dokumente werden in das System hochgeladen und mithilfe von KI in eine vorhandene fachliche Struktur eingeordnet. Grundlage dafür ist eine Gliederung mit zwölf Bereichen, die aus der praktischen Arbeit im Arbeitsschutz übernommen wurde.

Die Nutzerinnen und Nutzer müssen also nicht jedes Dokument mühsam von Hand kategorisieren. Die KI übernimmt einen großen Teil dieser Arbeit. Sollte eine Zuordnung einmal nicht stimmen, lässt sich das Dokument selbstverständlich verschieben.

Entscheidend ist aber nicht nur das Ablegen, sondern vor allem das spätere Wiederfinden.

Mit den eigenen Dokumenten sprechen

Ein besonders spannender Bestandteil von KiLeiDo ist der Dokumenten-Chat.

Statt nur über Dateinamen oder klassische Stichwörter zu suchen, können Nutzer Fragen in natürlicher Sprache stellen. Die KI greift dabei auf die zuvor hochgeladenen Dokumente als Wissensbasis zurück und verweist auf die entsprechenden Quellen.

Damit soll ein typisches Problem gelöst werden: Eine Information wird plötzlich benötigt, aber niemand weiß mehr genau, in welchem Dokument sie steht.

Auch Aufgaben können aus Dokumenten entstehen. Enthält beispielsweise ein Begehungsprotokoll konkrete Maßnahmen oder Fristen, können daraus Aufgaben erstellt und weiterverfolgt werden. So bleiben wichtige Punkte sichtbar und geraten nicht zwischen anderen täglichen Aufgaben in Vergessenheit.

Datenschutz und Rechte gehören zur Lösung dazu

Gerade in Kindertagesstätten können sensible Informationen verarbeitet werden. Deshalb spielte Datenschutz bei der Entwicklung von Anfang an eine wichtige Rolle.

Für die KI-Funktionen werden GPT-Modelle genutzt, die in Europa bereitgestellt werden. Zusätzlich verfügt KiLeiDo über ein Rollen- und Rechtesystem.

Mitarbeitende, Kita-Leitungen und Träger erhalten damit unterschiedliche Zugriffsrechte. Auch die KI kann innerhalb einer Sitzung nur auf die Informationen zugreifen, die für die jeweilige Nutzerrolle freigegeben sind.

Technisch im Hintergrund zu wissen, wie das funktioniert, soll für die Anwenderinnen und Anwender allerdings möglichst unwichtig sein. Das Ziel lautet schließlich: kinderleichtes Dokumentenmanagement.

Agiles Arbeiten ohne Framework-Zirkus

Für mich ist die Entstehung von KiLeiDo gleichzeitig ein schönes Beispiel dafür, wie agiles Arbeiten aussehen kann.

Wir haben kein großes Projekt aufgesetzt und nicht zuerst wochenlang Prozesse und Frameworks definiert. Stattdessen haben wir regelmäßig miteinander gesprochen, Ideen konkretisiert, erste Lösungen umgesetzt und sehr früh Feedback eingeholt.

Aus einem Problem entstand ein Prototyp. Aus dem Prototyp entstand durch Feedback Schritt für Schritt ein nutzbares Produkt.

Ein schönes Beispiel dafür ist die Upload-Funktion. Für uns war irgendwann völlig selbstverständlich, dass man ein Dokument einfach per Drag-and-drop in den Browser zieht. Im Test zeigte sich aber: Nicht für alle Nutzerinnen und Nutzer ist das selbstverständlich. Also kam zusätzlich ein klassischer Upload-Button hinzu.

Genau solche Rückmeldungen sind wertvoll. Nicht unsere Vorstellung entscheidet darüber, ob eine Funktion verständlich ist, sondern die tatsächliche Nutzung.

Was KiLeiDo bewusst nicht sein will

KiLeiDo ist keine klassische Kita-Verwaltungssoftware. Es geht nicht um die Verwaltung von Kinderdaten, Entwicklungsdokumentationen oder die Kommunikation mit Eltern.

Der Fokus liegt auf organisatorischen Aufgaben und zunächst insbesondere auf dem Dokumentenmanagement rund um Arbeitsschutz und verwandte Themen.

Gleichzeitig gibt es bereits viele Ideen für die Weiterentwicklung: eine mobile Anwendung, Verbesserungen der KI, weitere Kategorien, Optimierungen der Benutzeroberfläche und möglicherweise zusätzliche Themenbereiche wie Datenschutz.

Welche Funktionen tatsächlich wichtig werden, soll dabei nicht allein aus unseren Ideen im Backlog entstehen. Entscheidend ist das Feedback der Menschen, die KiLeiDo im Alltag nutzen.

Das Learning aus Folge 200

Digitalisierung schafft nicht automatisch Mehrwert, nur weil etwas digital ist.

Sie wird dann sinnvoll, wenn sie ein konkretes Problem löst.

Bei KiLeiDo bedeutet das: Informationen auffindbar machen, Wissen unabhängig von einzelnen Personen verfügbar halten, Aufgaben sichtbar machen und den administrativen Aufwand für Menschen reduzieren, deren eigentliche Aufgabe ganz woanders liegt.

Oder anders gesagt: Nicht möglichst viel digitalisieren, sondern genau das, was Menschen ihre Arbeit wirklich erleichtert.

Wer sich mit Digitalisierung und Produktentwicklung beschäftigt, sollte bei neuen Vorhaben nicht mit der Frage beginnen: „Welche Technologie könnten wir einsetzen?“

Die spannendere Frage lautet:

Welches konkrete Problem wollen wir für welche Menschen einfacher lösen?

Genau aus dieser Perspektive ist KiLeiDo entstanden und genau darüber sprechen wir in dieser Jubiläumsfolge des agilophil Podcasts.

Links und Empfehlungen

Wer KiLeiDo ausprobieren möchte, findet weitere Informationen bei Kinderleichter Arbeitsschutz. Folge Heidrun Schudak auf auf LinkedIn.

Mehr von Kian und die Entwicklung individueller Software- und KI-Lösungen gibt es bei Symbolic Labs.

Folge Kian Shahiriyari auch auf LinkedIn.

Weitere Episoden des agilophil Podcasts findest du auf der Übersichtsseite Podcast.

Dein agilophiler Frank

Hinweis: bei diesem Text handelt es sich um eine überarbeitete Version einer KI-generierten Zusammenfassung des Transkripts der Episode.