Die Magie der WIP Limits – Warum weniger Arbeit zu mehr Produktivität führt
In dieser Folge meines Podcasts spreche ich über ein oft übersehenes, aber enorm wichtiges Konzept in der agilen Arbeitsweise: Work in Progress Limits (WIP Limits). Sie sind ein Schlüsselelement im Kanban-System und helfen Teams dabei, effizienter zu arbeiten, anstatt in Chaos und Multitasking zu versinken. Doch warum ist das so? Und was hat ein Burger-Wende-Roboter namens Flippy damit zu tun?
Flippy – Ein Roboter zeigt, warum lokale Optimierung scheitert
Die Geschichte von Flippy, einem Roboter, der bei einer kalifornischen Burgerkette eingeführt wurde, zeigt eindrücklich, wie Optimierungsmaßnahmen auf Prozessebene scheitern können, wenn das Gesamtsystem nicht berücksichtigt wird. Flippy sollte Burger effizienter wenden und so Personalkosten senken. Doch nach nur zwei Tagen wurde er wieder aus dem Betrieb genommen.
Warum? Weil die menschlichen Mitarbeiter nicht mit ihm zusammenarbeiten konnten. Anstatt den Workflow zu verbessern, entstand ein Engpass – die Burger wurden zwar schneller gewendet, aber die gesamte Küchenorganisation geriet durcheinander. Ein klassisches Beispiel dafür, dass lokale Optimierungen das gesamte System sogar verschlechtern können.
Mehr Arbeit bedeutet nicht mehr Output
Ein ähnliches Problem sehen wir in vielen Unternehmen: Wenn irgendwo ein Engpass entsteht, reagieren Führungskräfte oft mit der falschen Lösung – sie erhöhen den Druck oder versuchen, durch mehr Ressourcen oder Überstunden das Problem zu lösen. Doch das führt oft zu noch mehr Verzögerungen, Überlastung und Ineffizienz.
Hier kommen die WIP-Limits ins Spiel. Indem wir die Anzahl der gleichzeitig in Arbeit befindlichen Aufgaben begrenzen, verhindern wir Staus im Arbeitsfluss. Das bedeutet nicht, dass wir weniger arbeiten – sondern dass wir intelligenter arbeiten.
Push vs. Pull – Die richtige Flusssteuerung im Team
Viele Teams arbeiten unbewusst nach dem Push-Prinzip: Fertige Aufgaben werden einfach weitergeschoben, egal ob der nächste Prozessschritt überlastet ist oder nicht. Das führt dazu, dass sich Aufgabenberge ansammeln und Engpässe entstehen.
Besser ist das Pull-Prinzip, das im Kanban-Framework genutzt wird. Hier nimmt sich jeder nur dann eine neue Aufgabe, wenn er Kapazität hat – das verhindert Überlastung und sorgt für einen stetigen, kontrollierten Fluss.
Ein gutes Kanban-Board hilft dabei, diesen Prozess zu visualisieren. Wenn wir „von rechts nach links“ denken, also die Arbeit von hinten herausziehen, anstatt immer neue Aufgaben zu starten, reduzieren wir Stillstand und bringen Projekte schneller zu Ende.
Multitasking ist eine Illusion
Ein weiteres Missverständnis in vielen Unternehmen ist die Annahme, dass Multitasking produktiv ist. In Wahrheit kostet das ständige Umschalten zwischen Aufgaben wertvolle Zeit und führt dazu, dass Dinge länger dauern.
Ein einfaches Experiment zeigt das: Schreibe deinen Namen fünfmal hintereinander auf. Danach schreibe ihn Buchstabe für Buchstabe in Reihenfolge über fünf Zeilen hinweg. Die zweite Variante dauert deutlich länger – genauso verhält es sich mit der Arbeit im Alltag.
Fazit: Wer weniger gleichzeitig beginnt, beendet mehr.
Wie setzen wir WIP-Limits richtig ein?
Um die Vorteile von WIP-Limits zu nutzen, sollten wir folgende Schritte beachten:
- Analyse des Workflows: Wo entstehen Engpässe? Wo staut sich Arbeit?
- Definition der WIP-Limits: Eine einfache Faustregel ist: Die Anzahl der Teammitglieder = maximale Anzahl paralleler Aufgaben pro Prozessschritt.
- Disziplin & Anpassung: Teams müssen lernen, sich an die Limits zu halten und diese regelmäßig anpassen, um den optimalen Fluss zu finden.
Wenn wir dies konsequent umsetzen, können wir präzisere Prognosen über Fertigstellungstermine machen und verlässliche Aussagen gegenüber Kunden treffen – anstatt nur zu sagen „Wir haben schon angefangen …“.
Fazit: Weniger ist mehr – WIP-Limits machen Teams produktiver
Indem wir die Arbeit im System begrenzen, steigern wir unsere Effizienz und vermeiden Überlastung. Das macht nicht nur den Arbeitsfluss stabiler, sondern sorgt auch für weniger Stress und bessere Ergebnisse.
Ressourcen und Empfehlungen
- Buchtipp: Klaus Leopold – Kanban in der Praxis: Vom Teamfokus zur Wertschöpfung
- Zeitungsartikel: Flippy the burger-flipping robot is on a break already
Probiere es aus – du wirst sehen, dass es dich befreit. Und Freiheit ist ein hohes Gut.
Dein agilophiler Frank
Weitere Episoden des agilophil Podcasts findest du auf der Übersichtsseite Podcast.
