Wie Du Engpässe mit der 5W Methode beseitigen kannst
In dieser Folge des agilophil-Podcasts widme ich mich einem Thema, das wohl jeder Projektbeteiligte kennt: Engpässe. Sie sind der gefürchtete Flaschenhals, der Projekte ins Stocken bringt und für Stress in Teams sorgt. Doch was wäre, wenn wir Engpässe nicht als unüberwindbares Problem betrachten, sondern als Chance zur Verbesserung? Genau darum geht es heute.
Der Engpass als Schreckgespenst im Projektmanagement
Jeder, der in Projekten arbeitet, kennt den Moment, wenn plötzlich nichts mehr vorangeht. Das kann verschiedene Gründe haben:
- Ein wichtiger Mitarbeiter fällt aus.
- Eine Abteilung ist überlastet.
- Eine Ressource ist nicht verfügbar.
- Ein Prozess wird zum Flaschenhals.
Die Konsequenz? Das gesamte Projekt gerät ins Wanken. In vielen Unternehmen wird dann hektisch versucht, den Engpass zu beseitigen:
- Externe Fachkräfte werden gesucht.
- Interne Ressourcen werden umgeschichtet.
- Mitarbeiter werden gebeten, Überstunden zu machen oder ihren Urlaub zu verschieben.
Doch was passiert wirklich? Der Druck wird weitergegeben – an die Teams, an einzelne Mitarbeiter und letztlich an die gesamte Organisation. Die Folgen sind langfristig katastrophal: steigender Stress, sinkende Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich eine erhöhte Fluktuation.
Der wahre Grund für Engpässe: Unser Umgang mit ihnen
Aber warum ist es eigentlich so schwer, einen Plan einfach mal anzupassen? Warum reagieren viele Unternehmen so panisch, wenn ein Engpass auftritt?
Die Antwort liegt in unserer eigenen Denkweise und den Erwartungen, die wir an uns selbst und andere stellen:
- Wir wollen als zuverlässig gelten.
- Wir haben Angst, als unorganisiert dazustehen.
- Wir vermeiden es, Fehler zuzugeben.
- Wir wollen keine negativen Konsequenzen für unsere Karriere riskieren.
Dieses Verhalten führt dazu, dass wir Lösungen suchen, die Symptome bekämpfen, anstatt die eigentlichen Ursachen anzugehen.
Engpässe nachhaltig beseitigen mit der 5-Why-Methode
Ein nachhaltigerer Ansatz ist es, nicht nur nach kurzfristigen Lösungen zu suchen, sondern den eigentlichen Ursachen auf den Grund zu gehen. Eine bewährte Methode ist die 5-Why-Technik:
🔍 Beispiel 1: Warum ist das Auto liegen geblieben?
- Weil der Keilriemen gerissen ist.
- Weil er spröde war.
- Weil er nicht rechtzeitig gewechselt wurde.
- Weil die Wartung nicht durchgeführt wurde.
- Weil es keine Erinnerung an die Wartungsintervalle gab.
Die wirkliche Lösung ist also nicht nur, den Keilriemen zu tauschen, sondern ein System zur Wartungserinnerung zu etablieren.
🔍 Beispiel 2: Warum leidet ein Unternehmen unter hoher Fluktuation?
- Weil die Mitarbeiter überlastet sind.
- Weil sie zu viele Aufgaben haben.
- Weil es keine klare Priorisierung gibt.
- Weil es keine transparente Arbeitsstruktur gibt.
- Weil agile Methoden nicht genutzt werden.
Die Lösung: Ein funktionierendes agiles Framework einführen, das Transparenz und Struktur schafft.
Die Geschichte des Jefferson Memorials: Ein Paradebeispiel für die 5-Why-Methode
Ein bekanntes Beispiel für diese Technik ist die Sanierung des Jefferson Memorials in Washington. Die Steine des Gebäudes wurden ständig beschädigt, was immer wieder teure Renovierungen erforderte. Doch statt nur die Schäden zu beheben, wurde die 5-Why-Methode angewandt:
- Warum sind die Steine beschädigt?
→ Wegen aggressiver Reinigungsmittel. - Warum werden diese verwendet?
→ Wegen des Taubenkots. - Warum gibt es so viele Tauben?
→ Wegen der vielen Spinnen. - Warum gibt es so viele Spinnen?
→ Wegen der Insekten, die vom Licht angezogen werden. - Warum gibt es so viele Insekten?
→ Weil die Lichter nachts an sind.
Die Lösung war also nicht teurere Reinigungsmittel oder Maßnahmen gegen Tauben, sondern einfach das Licht nachts auszuschalten oder andere Lichtquellen zu nutzen.
Lerne, Engpässe als Chance zu sehen!
Engpässe sind nicht das Problem – unser Umgang mit ihnen ist es.
Statt hektisch kurzfristige Lösungen zu suchen, sollten wir uns fragen:
🔹 Warum ist der Engpass überhaupt entstanden?
🔹 Welche strukturellen Verbesserungen können ihn in Zukunft vermeiden?
🔹 Wie können wir Arbeitsweisen anpassen, um flexibel zu bleiben?
Ressourcen und Empfehlungen
Wenn du lernen willst, wie du agile Methoden für dich und dein Unternehmen einsetzen kannst, um solche Probleme nachhaltig zu lösen, dann lass uns darüber sprechen!
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Dein agilophiler Frank
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