Geschäftsprozesse systematisieren: Mehr Klarheit und Effizienz durch Automatisierung
In dieser Episode des Agilophil Podcasts spreche ich mit Falko Kirsten, einem Experten für Systematisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Wir gehen der Frage nach, wie Unternehmen ihre Abläufe klarer, effizienter und skalierbarer gestalten können – besonders in Dienstleistungsbranchen, in denen administrative Prozesse oft unnötig viel Zeit kosten.
Viele Unternehmer und Unternehmerinnen kennen das Problem: Bürokratische Aufgaben, unstrukturierte Abläufe und ineffiziente Workflows halten sie von ihrer eigentlichen Arbeit ab. Statt sich auf Kundenprojekte oder strategische Weiterentwicklung zu konzentrieren, versinken sie in administrativen Tätigkeiten wie Rechnungsstellung, Kundenkommunikation oder Recruiting.
Doch das muss nicht sein! Falko zeigt in dieser Folge, wie Unternehmen durch klare Prozesse und gezielte Automatisierung wieder mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.
Warum ist Systematisierung so entscheidend?
Unternehmen wachsen oft organisch, und mit dem Wachstum entstehen zwangsläufig neue Anforderungen und Prozesse. Was anfangs vielleicht noch einfach funktioniert hat, wird mit steigender Komplexität immer unübersichtlicher.
Die Folgen sind:
❌ Medienbrüche – Daten werden mehrfach erfasst oder zwischen analogen und digitalen Systemen hin- und hergeschoben.
❌ Fehlende Standards – Mitarbeiter arbeiten nach eigenen Methoden, was zu Inkonsistenzen führt.
❌ Zeitfresser durch manuelle Tätigkeiten – einfache Aufgaben kosten durch fehlende Struktur oft unnötig viel Zeit.
Falkos Ansatz ist es, genau diese Probleme durch klare, systematische und automatisierte Prozesse zu lösen. Dabei geht es nicht darum, individuelle Besonderheiten eines Unternehmens zu ignorieren, sondern eine skalierbare und effiziente Struktur zu schaffen.
Beispiel: Recruiting-Prozess in der Personaldienstleistung
Ein besonders spannendes Beispiel aus Falkos Praxis ist die Optimierung eines Recruiting-Prozesses in einem Personaldienstleistungsunternehmen.
Hier war die Herausforderung:
🔹 Bewerber wurden über verschiedene Kanäle angesprochen (Social Media, Stellenanzeigen, Empfehlungen).
🔹 Der Auswahlprozess war chaotisch, da es keine klaren Abläufe gab.
🔹 Mitarbeiter arbeiteten nach unterschiedlichen Methoden, was zu Qualitätsschwankungen führte.
Die Lösung:
✔ Strukturierte Workflows – Jeder Bewerber wurde nach einem standardisierten Prozess durch den Auswahlprozess geführt.
✔ Vorgefertigte Gesprächsskripte – Einheitliche Ansprachen und Fragen sorgten für Klarheit und Effizienz.
✔ Datenbasierte Optimierung – Es wurde regelmäßig analysiert, welche Kanäle die besten Bewerber bringen und wo Anpassungen notwendig sind.
Das Ergebnis: 30 % Wachstum pro Monat – einfach durch klare Prozesse, effizientere Abläufe und eine gezielte Automatisierung.
Systematisierung vs. Digitalisierung – Ein großer Unterschied!
Ein wichtiger Punkt, den Falko betont, ist die Unterscheidung zwischen Systematisierung und Digitalisierung.
🚨 Fehler: Prozesse einfach digitalisieren
Viele Unternehmen denken, Digitalisierung bedeutet, einfach Papierdokumente in digitale Form zu übertragen. Das führt oft dazu, dass ineffiziente Abläufe lediglich ins Digitale verlagert werden – aber die eigentlichen Probleme bleiben bestehen.
✅ Besser: Prozesse systematisieren und dann digital abbilden
Erst wenn klar ist, wie ein Prozess optimal gestaltet sein sollte, lohnt es sich, ihn in digitale Workflows zu überführen.
Beispiel: Rechnungsverarbeitung digitalisieren
Ein Unternehmen hatte bislang einen sehr manuellen Rechnungsprozess:
🔸 Rechnungen kamen per Post oder E-Mail als PDF.
🔸 PDFs wurden ausgedruckt, geprüft und händisch ins Buchhaltungssystem eingegeben.
🔸 Genehmigungen erfolgten per Unterschrift auf Papierdokumenten.
Die Lösung:
✔ Ein digitales Workflow-System erfasst alle Rechnungen automatisch.
✔ Automatische Freigabeprozesse sorgen für schnellere Genehmigungen.
✔ Schnittstellen zur Buchhaltung eliminieren doppelte Erfassungen.
Das Ergebnis? Weniger Papier, weniger Fehler, schnellere Prozesse und mehr Transparenz.
Mehr Klarheit = Mehr Zeit für das Wesentliche
Einer der größten Vorteile der Systematisierung ist, dass sie Unternehmen mehr Klarheit bringt – und damit mehr Zeit für das eigentliche Geschäft.
Unternehmer sollten sich fragen:
👉 Welche Prozesse rauben mir am meisten Zeit?
👉 Was können standardisierte Abläufe übernehmen?
👉 Wie kann ich digitale Tools nutzen, um meine Arbeit effizienter zu gestalten?
Gerade in der agilen Welt zeigt sich: Was einfach ist, sollte einfach bleiben. Warum sich mit unnötiger Komplexität aufhalten, wenn es bewährte Lösungen gibt?
Fazit: Warum sich Unternehmen mit Prozessen beschäftigen sollten
✅ Bessere Skalierbarkeit – Wer wachsen will, braucht klare Strukturen.
✅ Mehr Effizienz – Weniger Zeit für manuelle Tätigkeiten bedeutet mehr Zeit fürs Wesentliche.
✅ Höhere Qualität – Einheitliche Prozesse sorgen für konstantere Ergebnisse.
In der Podcast-Folge gibt Falko spannende Einblicke, wie Unternehmen Prozesse optimieren und gleichzeitig agil bleiben können. Systematisierung bedeutet nicht, starr zu werden – im Gegenteil: Sie schafft die Basis für echte Flexibilität und Skalierbarkeit.
Kontakt zu Falko Kirsten
Möchtest du mehr darüber erfahren, wie du dein Unternehmen effizienter und skalierbarer machen kannst? Dann schau bei Falko vorbei:
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Dein agilophiler Frank
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