Die andere Seite des agilen Manifests: Prozesse und Tools: Pausen!
Weiter gehts mit der kleinen Serie über die andere Seite des agilen Manifests: Prozesse und Tools. Während Individuen und Interaktionen als wichtiger gelten, sind Prozesse dennoch essenziell – vor allem, wenn sie kontinuierlich verbessert werden. Doch wie optimieren wir Prozesse im agilen Umfeld wirklich? Und warum sind Pausen dabei ein entscheidender Faktor für Produktivität und Flow?
Prozesse optimieren – aber wie?
Wenn wir über Prozesse sprechen, dann geht es nicht nur um formale Abläufe oder Dokumentationen, sondern um die tägliche Arbeitspraxis, die wir im Team leben. Dabei gibt es drei wesentliche Schritte, mit denen wir Prozesse sinnvoll analysieren und optimieren können:
Work-in-Progress (WIP)-Limits helfen, den Fokus zu behalten und das Risiko von Überlastung zu reduzieren.
Den IST-Zustand aufnehmen
- Bevor wir etwas verbessern können, müssen wir zuerst verstehen, wie wir aktuell arbeiten.
- Wichtig ist, den realen Arbeitsprozess zu betrachten – nicht das, was auf dem Papier stehen sollte, sondern das, was tatsächlich passiert.
- Oft ergeben sich hier überraschende Erkenntnisse: Manche Prozesse sind überflüssig, andere könnten effizienter gestaltet werden.
Vereinfachen, Delegieren und Automatisieren
- Wenn wir unseren aktuellen Prozess verstanden haben, stellt sich die Frage: Was davon ist wirklich notwendig?
- Gibt es Aufgaben, die wir eliminieren können?
- Was kann delegiert werden, um das Team zu entlasten?
- Welche Abläufe lassen sich durch Automatisierung effizienter gestalten?
Durchlaufzeiten verringern und WIP-Limits setzen
- Große Aufgaben führen oft zu langen Bearbeitungszeiten und Blockaden.
- Durch kleinere Arbeitspakete (z. B. kleinere User Stories) wird das Team flexibler und produktiver.
- Work-in-Progress (WIP)-Limits helfen, den Fokus zu behalten und das Risiko von Überlastung zu reduzieren.
Die Bedeutung von Pausen für Produktivität und Flow
Neurowissenschaftliche Erkenntnisse zeigen, dass unser Gehirn – insbesondere das emotionale Zentrum, das für Kreativität und Entscheidungsfindung zuständig ist – maximal 50 Minuten am Stück auf Hochtouren arbeiten kann. Danach benötigt es eine kurze Regenerationspause von etwa 10 Minuten. Wer dieses Prinzip ignoriert, arbeitet gegen die eigene Biologie und riskiert Stress, Unkonzentriertheit und ineffizientes Arbeiten.
Was passiert, wenn wir keine Pausen machen?
- Konzentration und Kreativität nehmen drastisch ab.
- Stresslevel steigen, Fehler schleichen sich ein.
- Wir geraten in eine Art „Arbeits-Trance“, in der wir zwar weiterarbeiten, aber nicht mehr wirklich produktiv sind.
- Oft erleben wir das als „mentale Blockade“ – wir lesen denselben Satz mehrfach und verstehen ihn nicht.
Interessanterweise ist dieses Prinzip in unserem Schulsystem verankert: Unterrichtsstunden dauern 45 Minuten, gefolgt von kurzen Pausen. Unternehmen und agile Teams können hiervon lernen und ihre Arbeitsrhythmen entsprechend gestalten.
Fokuszeit: Ununterbrochen arbeiten für maximale Ergebnisse
Neben regelmäßigen Pausen ist ein weiteres Element entscheidend für produktive Arbeit: Fokuszeit. Ständige Unterbrechungen und Ablenkungen verhindern den „Flow-Zustand“, in dem wir bis zu zehnmal produktiver sein können. Daher empfiehlt sich:
- Zeitblöcke für konzentrierte Arbeit reservieren (z. B. zwei 50-Minuten-Sessions pro Tag)
- Ablenkungen minimieren: Keine E-Mails, keine Meetings, keine Störungen
- Nach kreativen Phasen bewusst „leichte“ Tätigkeiten einplanen (z. B. Mails bearbeiten, Dokumente ordnen, kleine Aufgaben erledigen)
Pausen und Spiel: Warum beides zur Arbeit gehört
Ein oft unterschätzter Aspekt für produktives Arbeiten ist das Spielen. Studien zeigen, dass unser Gehirn sich besonders gut regeneriert, wenn es sich mit kreativen oder unterhaltsamen Tätigkeiten beschäftigt. Das kann etwas so Einfaches sein wie:
- Ein kleines Onlinespiel nach einer intensiven Arbeitsphase
- Kreative Aufgaben wie Zeichnen, Musik hören oder Basteln
- Ein kurzes Gespräch mit Kolleg*innen über etwas anderes als die Arbeit
Durch diesen bewussten Wechsel zwischen intensiver Konzentration und spielerischer Entspannung bleiben wir langfristig leistungsfähig.
Prozesse überdenken – aber mit smarter Arbeitsweise
Wenn wir Prozesse verbessern, sollten wir nicht nur an Effizienz, sondern auch an nachhaltige Produktivität denken. Die Lösung ist nicht, mehr zu arbeiten, sondern smarter zu arbeiten:
- Mehr Pausen machen, um mehr zu schaffen
- Weniger Arbeit gleichzeitig erledigen (WIP-Limits setzen)
- Fokuszeiten blocken, um in den Flow zu kommen
- Arbeitsprozesse kontinuierlich hinterfragen und optimieren
Ressourcen und Links
- Agiles Manifest
- Buchtipp: Ruth Maria Mattes – Gesunde Führung in der VUKA-Welt
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Dein agilophiler Frank
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