Von der Idee zum Nutzen: KI-Projekte im Mittelstand richtig aufsetzen
In dieser Episode des agilophil Podcasts spreche ich mit Hans-Jörg Vohl, Mitgründer und Partner von Project Management Partners, über den realistischen Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Im Mittelpunkt steht die Frage, wo der Mittelstand heute beim Thema KI wirklich steht – jenseits von Buzzwords, Marketingversprechen und pauschalen Heilsversprechen.
Das Gespräch macht deutlich: KI ist längst kein reines Zukunftsthema mehr, sondern zunehmend Teil des unternehmerischen Alltags. Gleichzeitig besteht gerade im Mittelstand noch erheblicher Orientierungsbedarf. Viele Unternehmen fragen sich, wie sie sinnvoll starten können, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie sich KI-Vorhaben überhaupt strukturiert angehen lassen.
Warum KI für den Mittelstand eine besondere Herausforderung ist
Hans-Jörg beschreibt den Mittelstand als grundsätzlich pragmatisch und nutzenorientiert. Genau diese Stärke wird beim Thema KI jedoch schnell zur Hürde: Solange der konkrete Nutzen nicht klar erkennbar ist, bleibt die Zurückhaltung groß. Hinzu kommt, dass KI kein einzelnes Werkzeug ist, sondern ein breites Feld aus Technologien, Anwendungsfällen und organisatorischen Fragestellungen.
Im Vergleich zu Großunternehmen fehlt es mittelständischen Organisationen häufig an internen Ressourcen, klaren Verantwortlichkeiten und Erfahrung mit datengetriebenen Initiativen. Während Konzerne externe Expertise einkaufen können, müssen Mittelständler oft selbst herausfinden, wie sie das Thema angehen. Das führt nicht selten zu Unsicherheit oder zu isolierten Einzelinitiativen ohne strategischen Rahmen.
KI ist kein Technikprojekt
Ein zentraler Punkt des Gesprächs ist die klare Abgrenzung von KI-Einführung als rein technischem Vorhaben. KI-Projekte betreffen Strukturen, Prozesse, Kultur, Führung und Kompetenzen – und sind damit in erster Linie Organisationsentwicklungsprojekte. Wer KI ausschließlich als IT-Thema betrachtet, läuft Gefahr, am eigentlichen Mehrwert vorbeizuarbeiten.
Entscheidend ist daher, sich zunächst mit grundlegenden Fragen zu beschäftigen:
Welche Ziele verfolgt das Unternehmen?
Welche Probleme sollen gelöst werden?
Welche Daten stehen zur Verfügung?
Und welche organisatorischen Voraussetzungen müssen geschaffen werden?
Erst auf dieser Basis lassen sich sinnvolle KI-Use-Cases definieren.
Use Cases, Nutzen und KPIs
Im Zentrum steht die Bedeutung klar definierter Anwendungsfälle. KI entfaltet ihren Wert nicht pauschal, sondern immer im konkreten Kontext. Deshalb empfiehlt Hans-Jörg, potenzielle Use Cases frühzeitig auf ihren Nutzen zu überprüfen und diesen messbar zu machen.
Dazu gehören klar formulierte Ziele und geeignete Kennzahlen (KPIs), anhand derer sich Fortschritt und Wirkung überprüfen lassen. Gleichzeitig wird betont, dass KI-Projekte selten von Anfang an vollständig planbar sind. Lernen, Anpassen und Nachschärfen gehören zwingend dazu.
Warum KI-Projekte agil gedacht werden sollten
Im Gespräch wird deutlich, dass KI-Vorhaben strukturell eng mit agilen Vorgehensweisen verwandt sind. Die Ergebnisse sind häufig nicht deterministisch, Anforderungen verändern sich, und neue Erkenntnisse entstehen erst im laufenden Projekt. Klassische Wasserfallmodelle stoßen hier schnell an ihre Grenzen.
Agile Ansätze ermöglichen kurze Iterationen, frühe Experimente und schnelles Lernen. Minimum Viable Products (MVPs) helfen dabei, rasch erste Ergebnisse sichtbar zu machen, ohne sich frühzeitig auf eine finale Lösung festzulegen. Gerade für den Mittelstand kann das ein entscheidender Vorteil sein, um Risiken zu begrenzen und gleichzeitig Fortschritte zu erzielen.
Orientierung durch Struktur: die KI-Toolsuite
Ein Schwerpunkt der Episode ist die Vorstellung der KI-Toolsuite, die mittelständische Unternehmen bei der systematischen Einführung von KI unterstützen soll. Ziel ist es, Orientierung zu geben, wo häufig Unsicherheit herrscht: bei Reifegrad, Zielen, Prioritäten und geeigneten Anwendungsfällen.
Die Toolsuite setzt unter anderem bei einem strukturierten Assessment an, betrachtet organisatorische, strategische und kulturelle Voraussetzungen und unterstützt bei der Entwicklung und Bewertung von Use Cases. Ergänzt wird dies durch Wissensbausteine, Projektunterstützung und eine umfangreiche Datenbank mit bestehenden KI-Anwendungsfällen und potenziellen Umsetzungspartnern.
Ein praxisnahes Beispiel: Wissenssicherung im Unternehmen
Als konkretes Beispiel schildert Hans-Jörg einen Use Case zur Sicherung von Erfahrungswissen ausscheidender Mitarbeitender. Mithilfe KI-gestützter Interviews wird implizites Wissen systematisch erfasst, aufbereitet und intern zugänglich gemacht. Das entstehende „Firmengedächtnis“ unterstützt neue Mitarbeitende und reduziert Wissensverluste – ein typisches Problem vieler mittelständischer Unternehmen.
Das Beispiel verdeutlicht, wie KI ganz konkret zur Wertschöpfung beitragen kann, wenn Problem, Ziel und Kontext klar definiert sind.
Der wichtigste Impuls zum Mitnehmen
Zum Abschluss der Episode richtet sich der Blick auf die Haltung, mit der Unternehmen dem Thema KI begegnen sollten. Der zentrale „Hack“ lautet: klein anfangen, Erwartungen realistisch halten und den Mut haben, zu experimentieren. KI ist kein Allheilmittel, kann aber – richtig eingesetzt – Innovation und Wertschöpfung ermöglichen.
Mut, Lernbereitschaft und ein strukturierter, agiler Ansatz sind dabei entscheidender als perfekte Planung. Genau darin liegt die Verbindung zwischen Agilität und Künstlicher Intelligenz, die diese Podcastfolge eindrucksvoll herausarbeitet.
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Links & Hinweise
- Website project-management-partners
- Infos über die KI-Toolsuite
- Kontakt zu Hans-Jörg Vohl über sein LinkedIn Profil
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Dein agilophiler
Frank
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