Engpässe finden und Ursachen suchen mit nur 5 Fragen
In dieser Folge des agilophil-Podcasts dreht sich alles um die Kunst der Ursachenforschung. Warum ist das wichtig? Ganz einfach: Probleme, die immer wieder auftauchen, können nur nachhaltig gelöst werden, wenn man ihre wahre Ursache kennt. Und dabei hilft eine einfache, aber extrem wirksame Methode – die „5 x why“ oder „5-Warum“-Technik.
Warum Ursachenforschung entscheidend ist
Normalerweise sprechen wir in agilen Prozessen viel über Lösungen. Doch manchmal ist es notwendig, sich mit dem Problemraum auseinanderzusetzen, vor allem dann, wenn sich Hindernisse oder Engpässe ständig wiederholen. Ein systematischer Blick auf die Ursachen kann dabei helfen, nicht nur Symptome zu bekämpfen, sondern eine nachhaltige Verbesserung zu erzielen.
Von U-Booten zur Agilität – Ursachenforschung ist nicht neu
Ein Blick in die Vergangenheit zeigt: Ursachenanalyse ist keine Erfindung des agilen Zeitalters. Schon im Zweiten Weltkrieg mussten deutsche U-Boote ihre Geräuschentwicklung minimieren, um nicht vom Sonar der britischen Marine entdeckt zu werden. Die Ingenieure gingen mit Mikrofonen durch die Boote, um die lautesten Geräuschquellen zu identifizieren und schrittweise zu eliminieren.
Was bedeutet das für uns heute? Jedes Problem hat mehrere Ursachen, und wir beginnen immer mit dem offensichtlichsten Engpass. Das Konzept ist dasselbe – ob bei Kanban, Lean oder Scrum.
Die 5-Warum-Methode: Einfach, aber mächtig
Ein strukturiertes Beispiel aus dem IT-Bereich zeigt, wie die 5-Warum-Technik hilft, die wahre Ursache eines Problems zu finden:
- Warum funktionierte der E-Mail-Versand nicht?
→ Weil der Nachrichtenfluss gestoppt wurde. - Warum wurde der Nachrichtenfluss gestoppt?
→ Weil tagsüber ein Patch installiert wurde. - Warum führte das zu einem zweistündigen Ausfall?
→ Weil der Patch einen Dienst deaktivierte und es lange dauerte, das Problem zu finden. - Warum wurde der Patch tagsüber eingespielt?
→ Weil die IT-Prozesse nicht beachtet wurden. - Warum wurden die Prozesse nicht beachtet?
→ Weil der Administrator überlastet war.
Die wahre Ursache ist also nicht der Patch selbst, sondern eine fehlende Personalplanung! Die Lösung ist daher nicht, den Administrator zu bestrafen, sondern ein Team zu schaffen, das nicht überlastet ist.
Ein berühmtes Beispiel: Das Jefferson Memorial
Am Jefferson Memorial in Washington trat immer wieder dasselbe Problem auf: Die Steine des Gebäudes verwitterten viel zu schnell. Die Analyse brachte folgende Erkenntnisse:
- Warum war der Zustand der Steine so schlecht?
→ Weil aggressive Chemikalien zur Reinigung eingesetzt wurden. - Warum wurden so viele Chemikalien verwendet?
→ Weil sich überall Taubendreck ansammelte. - Warum gab es so viele Tauben?
→ Weil Spinnen die perfekte Nahrung für sie boten. - Warum gab es so viele Spinnen?
→ Weil sie sich von Insekten ernährten. - Warum gab es so viele Insekten?
→ Weil das Licht sie nachts anzog.
Die wahre Ursache war also das Licht! Die Lösung? Das Licht nachts ausschalten oder eine Beleuchtung nutzen, die Insekten nicht anzieht. So verschwanden die Insekten, dann die Spinnen, dann die Tauben – und das Problem wurde nachhaltig gelöst.
Was lernen wir daraus?
- Symptome zu bekämpfen bringt nichts, wenn die wahre Ursache nicht behoben wird.
- Statt teurer Sofortmaßnahmen braucht es strategische Lösungen.
- Probleme lassen sich oft mit einem strukturierten Ansatz analysieren – und mit fünf einfachen Fragen lösen.
Warum ist das für Agilität relevant?
Im agilen Umfeld begegnen wir täglich Problemen – von überlasteten Teams bis zu ineffizienten Prozessen. Die 5-Warum-Methode hilft, schnell herauszufinden, wo das eigentliche Problem liegt. Ein Beispiel aus dem Alltag:
- Warum ist der Sprint nicht erfolgreich?
- Warum haben wir nicht alle Storys abgeschlossen?
- Warum war die Arbeitslast ungleich verteilt?
- Warum wurden die Kapazitäten falsch eingeschätzt?
- Warum gibt es keine verlässlichen Schätzmethoden?
Die Antwort auf Frage 5 zeigt, wo angesetzt werden muss – nicht bei den Symptomen, sondern an der Wurzel des Problems.
Fazit: Wer will, findet Wege – wer nicht will, findet Gründe
Albert Einstein sagte einmal:
„Wenn ich eine Stunde habe, um ein Problem zu lösen, verbringe ich 55 Minuten mit der Problemanalyse und 5 Minuten mit der Lösung.“
Ressourcen und Empfehlungen
Genau das ist der Schlüssel! Wer sich intensiv mit dem „Warum“ beschäftigt, spart sich später unzählige Fehlversuche bei der Lösungsfindung.
Viel Erfolg bei der Ursachenforschung!
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