VUKA verstehen – Wie Du Deine Zeit effektiv nutzt
Zeitmanagement in der VUKA-Welt. Wir leben in einer Zeit voller Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit – kurz VUKA. Das beeinflusst nicht nur Unternehmen und Projekte, sondern auch unsere tägliche Arbeit und persönliche Organisation. Wie kannst Du also in einer sich ständig verändernden Umgebung Deine Zeit sinnvoll nutzen?
Ich gebe Dir in dieser Folge einen Überblick über verschiedene Zeitmanagement-Methoden und wie sie sich auf unterschiedliche Menschentypen und Aufgaben anwenden lassen. Dabei geht es nicht nur um klassische To-Do-Listen, sondern um eine flexible und agile Herangehensweise.
Zeitmanagement ist nicht gleich Zeitmanagement
Klassische Ansätze beruhen oft auf Listen, Plänen und festen Strukturen. Doch in der VUKA-Welt sind diese oft nicht ausreichend. Aufgaben ändern sich, neue Herausforderungen tauchen auf, und starre Strukturen bremsen oft mehr, als sie helfen. Deshalb ist es wichtig, den eigenen Arbeitsstil zu kennen und Methoden zu nutzen, die zur jeweiligen Situation passen.
Ich unterscheide dabei verschiedene Menschentypen, die sich in ihrer Herangehensweise an Zeitmanagement unterscheiden:
- Die Kreativen und Chaotischen: Sie sprudeln vor Ideen, brauchen Flexibilität und lieben Veränderungen.
- Die Empathischen: Sie reagieren sensibel auf Stimmungen im Team und arbeiten stark mit zwischenmenschlichen Dynamiken.
- Die Systematiker: Sie lieben Ordnung, klare Pläne und strukturierte Arbeitsweisen.
- Die Analytiker: Sie brauchen Zahlen, Daten, Fakten und einen klaren, logischen Ablauf.
Jeder dieser Typen geht anders mit Zeitmanagement um – und das ist auch gut so! Die Kunst besteht darin, sich bewusst zu machen, welcher Typ man selbst ist, und sich nicht mit Methoden zu quälen, die nicht zum eigenen Stil passen.
Die richtige Methode für jede Aufgabe
Neben dem individuellen Stil spielt auch die Art der Aufgaben eine Rolle. Dave Snowden beschreibt in seinem Cynefin-Modell, dass sich Aufgaben in verschiedene Kategorien einteilen lassen:
- Einfache Aufgaben: Klare Prozesse, die mit Checklisten und To-Do-Listen gut zu bewältigen sind. Perfekt für systematische Menschen.
- Komplizierte Aufgaben: Erfordern Wissen und Planung. Ingenieure und Analytiker lieben solche Herausforderungen.
- Komplexe Aufgaben: Keine klaren Lösungen, erfordern kreatives Denken und Experimente. Hier blühen kreative Köpfe auf.
- Chaotische Aufgaben: Hier ist schnelle Reaktion gefragt. In diesen Situationen helfen Improvisation und innovative Ansätze.
Wer Zeitmanagement effizient gestalten will, sollte sich bewusst machen, welche Art von Aufgaben anstehen und wer im Team am besten geeignet ist, sie zu übernehmen.
Die Geschichte mit den großen Steinen
Ein besonders anschauliches Beispiel für effektives Zeitmanagement stammt von Stephen R. Covey. In seinem Buch Der Weg zum Wesentlichen erzählt er die Geschichte eines Professors, der Zeitmanagement mit einem einfachen Experiment veranschaulicht:
Er füllt einen großen Glaskrug zunächst mit großen Steinen, dann mit kleineren Kieselsteinen, anschließend mit Sand und schließlich mit Wasser. Die Botschaft: Wenn Du nicht zuerst die großen Steine einsetzt, passen sie später nicht mehr hinein.
Die großen Steine stehen dabei für die wirklich wichtigen Dinge im Leben – sei es beruflich oder privat. Wenn wir uns nur mit Kleinigkeiten beschäftigen, bleibt für die wichtigen Dinge keine Zeit mehr.
Übertragen auf agiles Arbeiten bedeutet das: Setze die richtigen Prioritäten. Überlege Dir, welche Aufgaben für Dich oder Dein Team die „großen Steine“ sind, und erledige diese zuerst. Der Rest fügt sich dann leichter ein.
Agiles Zeitmanagement im Team
In einem agilen Team lassen sich Aufgaben oft so verteilen, dass jeder das machen kann, was er am besten kann und am liebsten tut. So ergibt sich ein natürliches und effizientes Zeitmanagement, ohne dass jemand sich gezwungen fühlt, eine Methode anzuwenden, die nicht zu ihm passt.
Wenn Dein Alltag von vielen spontanen Anforderungen geprägt ist, kannst Du diese an Teammitglieder geben, die gerne flexibel arbeiten. Umgekehrt können sich strukturierte Teammitglieder um Routinearbeiten kümmern. So spielt jeder seine Stärken aus und das Team bleibt produktiv.
Fazit: Finde Deinen eigenen Zeitmanagement-Stil
Es gibt nicht die eine perfekte Methode. Die beste Herangehensweise ist die, die zu Dir und Deiner Arbeitsweise passt. Stelle Dir die Frage: Was sind meine großen Steine? Und dann sorge dafür, dass sie in Deinem Kalender einen festen Platz bekommen.
Wenn Du Unterstützung dabei brauchst, Dein Zeitmanagement oder das Deines Teams zu optimieren, vereinbare einen Link oder vernetze dich mit mir auf LinkedIn.
Ressourcen und Links
- Dave Snowden: Video über das Cynefin- Modell
- Buchtipp: Stephen R. Covey – Der Weg zum Wesentlichen
Ich wünsche Dir einen produktiven Tag – mit ausreichend Raum für das, was Dir wirklich wichtig ist!
Dein agilophiler Frank
Weitere Episoden des agilophil Podcasts findest du auf der Übersichtsseite Podcast.